QUÈ ÉS I PER A QUÈ SERVEIX EL CANAL ÈTIC?

Entre els principis i valors essencials d’AUGUSTA ABOGADOS, SLP (d’ara endavant, “AUGUSTA ABOGADOS” o el “Despatx”) hi ha l’honestedat, la decència, el respecte a les regles deontològiques i als drets humans, i la profunditat i el rigor en l’anàlisi del dret. D’acord amb aquests principis i valors, a AUGUSTA ADVOCATS mantenim un ferm compromís amb el compliment normatiu de les disposicions legals i normes deontològiques que regulen la nostra activitat així com, en general, de totes les normes de l’ordenament jurídic.

Aquesta política estableix els principis essencials del procediment de gestió de comunicacions aprovat pel Consell d’Administració d’AUGUSTA ABOGADOS, d’acord amb el que disposa la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció (“Llei 2/2023”).

L’establiment d’un SII té com a objectius principals protegir les persones que en un context laboral o professional detectin infraccions penals o administratives greus o molt greus i les comuniquin mitjançant els mecanismes regulats a aquest efecte, així com enfortir i fomentar la cultura d’informació com a mecanisme per prevenir i detectar conductes irregulars.

A través del Canal Ètic, les persones incloses en l’àmbit personal d’aplicació de la Llei 2/2023 podran posar en coneixement d’AUGUSTA ABOGADOS la possible existència d’una infracció penal o administrativa, o qualsevol altre comportament contrari a la normativa legal vigent o als nostres codis interns de conducta que s’hagin realitzat en el marc de l’activitat desenvolupada pel Despatx (incloent-hi infraccions i intents d’ocultar-ho) i que s’hagin conegut en un context laboral o professional.

El Canal Ètic constitueix la via preferent per informar sobre les accions o les omissions incloses en l’àmbit d’aplicació d’aquesta política. Això s’ha d’entendre sense perjudici del dret de les persones informants d’acudir a les autoritats competents per comunicar els fets, incloent-hi l’Autoritat Independent de Protecció de l’Informant o les autoritats autonòmiques amb competències en aquesta matèria.

Tal com estableix la Llei 2/2023, el canal ètic no ha de ser utilitzat com a mecanisme per presentar queixes generals o compartir opinions o sentiments personals que no impliquin una sospita fundada d’incompliment de la normativa legal o dels nostres codis de conducta. Tampoc no ha de servir per transmetre informació vinculada a mers conflictes interpersonals o que afectin únicament l’informant i les persones afectades per la comunicació en relació amb fets que no es poden considerar desproporcionats en un ambient normal de treball i que no impliquin una infracció de les normes esmentades. Aquesta classe d’assumptes hauran de ser comunicats, si escau, a través dels mitjans disponibles a AUGUSTA ABOGADOS a aquests efectes.

ÀMBIT D’APLICACIÓ

Aquesta Política és aplicable a tots els membres d’AUGUSTA ABOGADOS i qualsevol relacionat amb què informin, a través dels procediments previstos, de:

• accions o omissions que puguin ser constitutives d’infracció penal o administrativa greu o molt greu.
• conductes que puguin implicar, per acció o omissió i per part d’un membre d’AUGUSTA ABOGADOS, fets que tinguin una implicació efectiva en la relació professional amb AUGUSTA ABOGADOS de la persona a qui es refereixi la comunicació, relacionats amb la comissió en un context laboral o professional d’algun acte contrari a les normes d’actuació del Codi Ètic d’AUGUSTA ABOGADOS.
• qualssevol accions o omissions que puguin constituir infraccions del dret de la UE, en els termes previstos a la Llei 2/2023.

Es consideren membres del Despatx els que en cada moment siguin socis, empleats i col·laboradors d’aquest (com, entre d’altres, off-counsel i similars). Aquesta Política també és aplicable als informants que, no sent membres d’AUGUSTA ABOGADOS, hagin obtingut informació sobre alguna de les accions o omissions referides a l’apartat (a) anterior en un context laboral o professional, comprenent en tot cas:

• qualsevol persona que treballi per a sota la supervisió i la direcció d’AUGUSTA ABOGADOS, els seus contractistes, subcontractistes i proveïdors
• persones que hagin estat al passat membres d’AUGUSTA ABOGADOS, havent ja finalitzat la seva relació laboral o estatutària amb el Despatx
• voluntaris i becaris, amb independència que percebin o no una remuneració
• persones la relació laboral de les quals encara no hagi començat, en els casos en què la informació sobre infraccions hagi estat obtinguda durant el procés de selecció o de negociació precontractual

Entre les referides accions o omissions que poden comunicar-se a l’empara del que preveu aquesta Política s’inclouen les que puguin constituir un incompliment de la Llei 10/2010, de 28 abril, de prevenció de blanqueig de capitals i finançament del terrorisme (d’ara endavant, “PBC/FT”) i la seva normativa de desenvolupament com a subjecte obligat per aquesta Llei, que puguin comunicar els empleats, directius o agents d’AUGUSTA ABOGADOS d’acord amb el que preveu l’article 26 bis de la Llei esmentada.

PRESENTACIÓ DE COMUNICACIONS

A AUGUSTA ABOGADOS oferim els mecanismes descrits a continuació per comunicar possibles irregularitats:

• Comunicació escrita per correu electrònic o correu postal: pot vosté enviar la informació bé mitjançant correu electrònic a l’adreça canaletico@augustaabogados.com, o bé per correu postal dirigit a “Canal Ètic Augusta Abogados, Via Augusta 252, 08017 Barcelona, ​​Espanya”.

• Comunicació escrita per mitjà de formulari de comunicació web: pot contactar amb nosaltres per mitjà del nostre Formulari de Comunicació, on figuren les dades més importants a considerar per remetre’ns una comunicació. El seu ús no és obligatori, tot i que ens permet analitzar la informació rebuda de manera més eficaç.

• Comunicació verbal: si ho prefereix, pot vostè. mantenir una reunió presencial, telemàtica o telefònica amb la persona responsable del Canal Ètic Augusta Abogados. Per això us preguem que remeti la corresponent sol·licitud per escrit per qualsevol dels mitjans indicats o trucant al número de telèfon (+34) 93 3621620. La reunió se celebrarà amb la persona responsable del Canal Ètic AA dins del termini de set dies des que s’hagués rebut la petició. En atenció a les circumstàncies de cada cas, a la reunió sol·licitada per l’informant podran estar presents altres persones del Despatx.

Per facilitar el tractament de les comunicacions que rebem, suggerim que les persones informants s’hi identifiquin. Això no obstant, admetem la possibilitat de formular comunicacions anònimes.

CANALS EXTERNS

Sense perjudici de la via preferent de l’esmentat canal intern per a la comunicació dels possibles incompliments recollits a la llei 2/2023, els informants podran, així mateix, accedir als canals establerts per les administracions públiques a aquests efectes, bé directament, bé prèvia comunicació a través dels canals interns esmentats.

Entre els canals externs habilitats esmentats per a la comunicació d’incompliments hi ha el del Servei Executiu de la Comissió de Prevenció del Blanqueig de Capitals i Infraccions monetàries (“SEPBLAC”). Els membres (d’AUGUSTA ABOGADOS, com a subjecte obligat per la normativa de prevenció del blanqueig de capitals i finançament del terrorisme), que coneguin fets o situacions que puguin ser constitutius d’infraccions contemplades a la Llei 10/2010 o la seva normativa de desenvolupament, els podran posar en coneixement del SEPBLAC.

PRINCIPIS I GARANTIES ESSENCIALS DEL CANAL ÈTIC

Bona fe: constitueix un requisit indispensable per a la protecció de l’informant que actuï de bona fe i amb consciència honesta que s’han produït o es poden produir fets greus perjudicials. Aquest principi es contraposa a actuacions com ara la tramesa d’informacions falses o tergiversades, així com les que s’han obtingut de manera il·lícita. Les comunicacions o informacions falses o malintencionades poden donar lloc a la imposició de sancions.

ACCESSIBILITAT

El Canal Ètic permet a totes les persones referides incloses en el seu àmbit daplicació comunicar informació sobre les infraccions descrites, per escrit o verbalment, podent fer-ho de forma anònima.

GARANTIA GENERAL DE CONFIDENCIALITAT

AUGUSTA ABOGADOS mantindrà la confidencialitat de les comunicacions rebudes i de la investigació realitzada. Totes les investigacions internes es duran a terme amb el respecte degut tant als drets de l’informant com als de la persona o persones afectades o investigades. En cas que una comunicació es faci per una via diferent del Canal Ètic o a membres d’AUGUSTA ABOGADOS que no siguin responsables del tractament d’aquest tipus de comunicacions, el receptor de la informació també estarà subjecte a l’obligació de confidencialitat esmentada i haurà de remetre la comunicació immediatament a través del Canal Ètic.

CONFIDENCIALITAT DE LA IDENTITAT DE LA PERSONA INFORMANT

La garantia de confidencialitat de la identitat de l’informant és un principi rector de la present política. Així doncs, aquesta informació no serà revelada a cap persona diferent d’aquelles que participin, directament o indirectament, en l’anàlisi de la comunicació o en qualsevol fase de la tramitació i el seguiment de la investigació que si s’escau, així com al Delegat de Protecció de Dades del Despatx; aquestes persones estaran sotmeses als deures de confidencialitat previstos a la present política. En cap cas no es comunicarà la identitat de l’informant a la persona investigada o afectada per la comunicació. Això no obstant, el Despatx podria comunicar la identitat de l’informant a l’autoritat judicial, al Ministeri Fiscal o a l’autoritat administrativa competent en el marc d’una investigació penal, disciplinària o sancionadora, així com en la resta dels supòsits previstos a la normativa aplicable. En aquest cas, i a menys que aquesta informació pogués comprometre la investigació o el procediment judicial, aquesta circumstància es traslladarà a l’informant abans de revelar la seva identitat (en els casos en què no es tracti d’un informant anònim).

PROHIBICIÓ DE REPRESÀLIES A L’INFORMANT

Els informants que comuniquin irregularitats de bona fe no podran ser sancionats ni patiran cap conseqüència negativa o represàlia (ni amenaça o temptativa) pel fet d’haver formulat la comunicació o per no haver complert una instrucció contrària a la normativa. Aquesta garantia d’absència de represàlies s’estén a les persones físiques o jurídiques vinculades amb l’informant i a les persones físiques que els assisteixin durant la presentació i la tramitació de la comunicació; també és aplicable als representants legals dels treballadors en l’exercici de les funcions d’assessorament i suport a l’informant. Queden no obstant prohibides les comunicacions realitzades sabent la seva falsedat o amb temerari menyspreu cap a la veritat. La protecció a l’informant no és aplicable en aquests casos i l’informant està subjecte a sanció disciplinària i/o a les mesures legals que corresponguin atenent les responsabilitats administratives, penals i/o civils previstes a les normes aplicables.

DILIGÈNCIA, AGILITAT I EFECTIVITAT

Les actuacions adreçades a la comprovació i aclariment dels fets recollits en les comunicacions rebudes s’han de dur a terme amb la major diligència, agilitat i efectivitat possibles, tenint en compte la complexitat dels fets, amb l’objectiu que el Despatx sigui la primera a conèixer la possible irregularitat, i atenent, en tot cas, el que estableix el Procediment de gestió del SII.

PROPORCIONALITAT, OBJECTIVITAT I RESPECTE A LES GARANTIES DELS INTERVINENTS

Les actuacions desenvolupades en el marc del SII es desenvoluparan conforme a criteris de proporcionalitat i objectivitat, amb el màxim respecte a la legalitat vigent, reconeixent-se els drets que assisteixen a totes les parts intervinents i observant totes les garanties expressament previstes al Procediment de gestió del SII per a les persones intervinents, estant expressament prohibit qualsevol acte constitutiu de represàlia contra els informants.

DRETS DE LA PERSONA INVESTIGADA

La persona investigada té dret a ser informada de les accions o omissions que se li atribueixen i a ser escoltada per l’instructor de la investigació interna tantes vegades com ho sol·liciti. Ara bé, l’existència de la investigació serà comunicada a la persona investigada en el temps i la forma que es consideri adequat per garantir el bon fi de la investigació. Un cop informada, podrà sol·licitar l’examen de la informació i documentació obrant a l’expedient a què hagi donat lloc la tramitació de la comunicació, si bé s’han d’adoptar les mesures necessàries per assegurar que no es revela cap tipus d’informació que permeti conèixer la identitat de l’informant. Durant la tramitació de la investigació, la persona investigada estarà emparada per la presumpció d’innocència, el dret a l’honor i la resta de drets previstos a la normativa aplicable. L’exercici d’aquests drets s’haurà d’ajustar al principi de la confidencialitat de la identitat de l’informant. La persona investigada serà informada de les decisions que, si escau, pugui adoptar el Despatx davant seu en ocasió o com a resultat de la investigació.

RESPONSABLE DEL SII

La gestió del Canal Ètic correspon a un Responsable de Gestió de Comunicacions, designat per l’òrgan d’administració, òrgan que assumeix la funció de supervisió del Sistema de Compliance d’AUGUSTA ABOGADOS. La designació del Responsable del SII es troba notificada a l’Autoritat Independent de Protecció de l’informant o, si és el cas, a les autoritats o òrgans competents de les comunitats autònomes, en l’àmbit de les seves respectives competències. El Responsable del SII d’AUGUSTA ABOGADOS assumeix diligentment, i en absència de conflicte d’interès, la resolució dels procediments iniciats arran de les informacions rebudes a través del Canal Intern establert, assegurant l’aplicació adequada del Procediment del SII.

En cas de conflicte dinterès, lòrgan dadministració nomenarà la persona encarregada de la dita resolució, qui en l’exercici d’aquesta funció estarà subjecte a les mateixes obligacions i principis que el Responsable del SII. El Responsable del SII mantindrà un Llibre-registre de les informacions rebudes i dels expedients de recerca a què hagin donat lloc, garantint en tot moment la confidencialitat de la informació. El Responsable del SII compta amb els mitjans materials i personals necessaris per al correcte desenvolupament de les seves funcions, les quals durà a terme amb ple respecte als principis generals del SII, de manera independent i autònoma respecte de la resta dels òrgans del Despatx, amb neutralitat, honestedat i objectivitat envers totes les persones involucrades.

Tramitació efectiva de les comunicacions

Totes les comunicacions presentades a través del Canal Ètic seran admeses a tràmit, llevat que concorri algun dels supòsits següents, que queden expressament exclosos de la protecció oferta pel Canal Ètic:

• quan els fets relatats no tinguin tota versemblança o estiguin basats en meres opinions personals sense cap indici de veracitat;
• quan els fets no siguin constitutius d’infracció de l’ordenament jurídic inclosa a l’àmbit d’aplicació d’aquesta Política;
• quan la comunicació no tingui manifestament fonament o hi hagi indicis racionals si s’ha obtingut la informació que la sustenta mitjançant la comissió d’un delicte;
• quan la comunicació es refereixi a fets objecte d’una comunicació prèvia i no contingui informació nova i significativa que en justifiqui la tramitació;
• informacions vinculades a reclamacions sobre conflictes interpersonals o que afectin únicament l’informant i les persones a què es refereixi la comunicació o revelació;
• informacions que ja estiguin completament disponibles per al públic o que constitueixin mers rumors;
• informacions que afectin la informació classificada, o les obligacions que resulten de la protecció del secret professional dels professionals de l’advocacia en l’àmbit de les seves actuacions;
• informacions relatives a infraccions en la tramitació de procediments de contractació que continguin informació classificada o que hagin estat declarats secrets o reservats, o aquells l’execució dels quals hagi d’anar acompanyada de mesures de seguretat especials conforme a la legislació vigent, o en què ho exigeixi la protecció d’interessos essencials per a la seguretat de l’Estat.

Les comunicacions admeses a tràmit seran gestionades de manera efectiva i analitzades detingudament per tal d’adoptar les mesures que, si escau, s’estimin pertinents. El Comitè de Gestió de Comunicacions vetllarà perquè en la tramitació de les comunicacions no concorri cap situació de conflicte dinterès, real o potencial, i que es gestionin amb màxima imparcialitat i objectivitat. El personal del Despatx que no resulti afectat per la comunicació estarà obligat a col·laborar amb la investigació interna i haurà de mantenir confidencialitat sobre l’existència mateixa de la investigació i el contingut.

Tractament de dades personals

Responsable del tractament i delegat de protecció de dades

AUGUSTA ABOGADOS tindrà la consideració de responsable del tractament de les dades personals derivat de l’ús del sistema intern d’informació i la tramitació d’investigacions internes a l’àmbit del Canal Ètic (les dades personals) derivades d’aquesta política. El Delegat de Protecció de Dades és el punt de contacte per a qüestions relatives al tractament de dades personals. Els interessats poden contactar amb aquest delegat a través de protecciondatos@augustaabogados.com .

Categories de dades personals i origen de les dades

Les Dades Personals que es tractaran a l’àmbit del Canal Ètic seran dades identificatives, de contacte, econòmiques, professionals i laborals, i dades relatives als fets de què s’informa. Excepcionalment, quan sigui necessari en el context i d’acord amb la naturalesa de la investigació, es poden tractar dades de categories especials (com dades relatives a infraccions penals o administratives, dades de salut, dades sobre l’orientació o vida sexual o origen ètnic o racial), així com qualsevol altra dada derivada de l’ús i funcionament del Canal Ètic. Les dades personals tractades seran les aportades directament per les persones interessades o, si escau, pels informants, així com pel personal del despatx i tercers als quals se sol·licite informació en el transcurs d’una investigació; aquestes dades estaran en tot cas relacionades amb els fets investigats.

Finalitats, bases legals i terminis de retenció

El tractament de Dades Persones es realitzarà sobre la base de les obligacions legals d’AUGUSTA ADVOCATS respecte a l’existència i la gestió d’un sistema d’informació i de conformitat amb la Llei 2/2023.

Finalitats del tractament i base de legitimació del Canal Ètic

Les Dades Personals seran tractades amb la finalitat de:

• processar la comunicació i decidir sobre la seva admissió o inadmissió i,
• en cas d’admissió, dur a terme la investigació corresponent i adoptar les mesures correctores i disciplinàries que hi puguin correspondre.

Conservació de dades durant la fase d’admissió

Les dades personals només seran tractades dins del canal de recepció de comunicacions pel temps necessari per prendre una decisió sobre la seva admissió i no seran comunicades a tercers, llevat que sigui necessari per al bon funcionament del sistema o per prendre una decisió respecte a l’admissió a tràmit d’una comunicació. Tal com preveu la Llei 2/2023, quan una comunicació s’hagi presentat per la via verbal, les comunicacions verbals seran enregistrades i quedaran documentades (i) mitjançant enregistrament de la conversa en un format segur, durador i accessible; o (ii) a través de la posterior transcripció completa i exacta de l’enregistrament de la conversa, cas en què s’oferirà a l’informant l’oportunitat de comprovar, rectificar i acceptar mitjançant la seva signatura la transcripció de la conversa. Una vegada adoptada la decisió sobre la seva admissió o inadmissió, les dades personals seran eliminades del canal de recepció de comunicacions i, en tot cas, si no s’hagués pres una decisió al respecte, transcorreguts tres mesos des del seu registre. No obstant això, es pot conservar informació limitada durant més temps per tal de deixar evidència del funcionament del sistema.

Tramitació de la investigació interna i conservació posterior de dades

En cas que la comunicació sigui admesa a tràmit, les dades personals podran tractar-se fora del canal de recepció de comunicacions per l’equip responsable de la investigació amb la finalitat de dur a terme la investigació interna pertinent. Aquest tractament es realitzarà sobre la base del compliment d’obligacions legals d’AUGUSTA ABOGADOS (art. 6.1.c RGPD). Les dades personals seran tractades pel temps necessari per dur a terme la investigació i complir les obligacions legals. En tot cas, transcorreguts tres mesos des de la recepció de la comunicació sense que s’hagin iniciat actuacions de recerca, s’haurà de suprimir, llevat que la finalitat de la conservació sigui deixar evidència del funcionament del sistema. Les comunicacions a què no s’hagi donat curs només podran constar de forma anonimitzada, sense que sigui aplicable l’obligació de bloqueig prevista a l’article 32 de la Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre.

Si s’acredita que la informació facilitada o part d’aquesta no és veraç, es procedirà a suprimir-la immediatament des del moment en què es tingui constància d’aquesta circumstància. Queden fora de perill els supòsits en què la manca de veracitat pugui constituir un il·lícit penal; en aquest cas es guardarà la informació pel temps necessari durant el qual es tramiti el procediment judicial. Un cop conclosa la investigació, les Dades Personals seran conservades pel temps necessari per adoptar i executar les mesures que corresponguin i, després d’això, pel termini màxim de prescripció de qualssevol accions legals o contractuals. En cap cas no es conservaran les dades per un període superior a deu anys.

Destinataris de les dades personals i transferències internacionals de dades

Les dades personals seran tractades pel Comitè de Gestió de Comunicacions i per aquelles persones de l’organització del Despatx que, de conformitat amb l’àmbit de les seves competències i funcions i amb la Llei 2/2023, siguin necessàries. Les Dades Personals únicament seran comunicades a tercers quan fos apropiat per dur a terme la investigació (p. ex., proveïdors de serveis o assessors externs) o per a la posterior adopció de les mesures correctives corresponents (p. ex., el responsable de recursos humans quan sigui procedent adoptar mesures disciplinàries contra un treballador). La identitat de l’informant es pot comunicar a l’autoritat judicial, al ministeri fiscal o a l’autoritat administrativa competent en el marc d’una investigació penal, disciplinària o sancionadora. Les revelacions fetes a aquests efectes estaran subjectes a salvaguardes establertes a la normativa aplicable. En particular, aquesta circumstància es traslladarà a l’informant abans de revelar la seva identitat, llevat que aquesta informació pogués comprometre la investigació o el procediment judicial. Donats els recursos tecnològics utilitzats pel despatx, es podran dur a terme transferències internacionals de dades mitjançant el compliment de mesures adequades segons el que estableix la normativa vigent. A més, atesa l’activitat internacional del Despatx si els fets informats o posteriorment investigats tinguessin circumstàncies que fessin necessària la transferència internacional de dades personals, s’adoptaran també les mesures adequades d’acord amb la normativa aplicable. En cas que el tractament de dades per algun dels prestadors de serveis que assisteixin a la gestió del Canal Ètic o investigació impliqués transferències internacionals, aquestes es realitzaran en tot cas de conformitat amb la normativa aplicable i es podrà sol·licitar informació sobre les garanties adoptades pel Despatx contactant amb el Delegat de Protecció de Dades.

Exercici de drets de protecció de dades personals

Les persones interessades en l’exercici dels seus drets de protecció de dades podran adreçar-se al Delegat de Protecció de Dades a l’adreça de correu electrònic protecciondatos@augustaabogados.com per exercir els seus drets d’accés, rectificació, oposició, supressió, portabilitat, limitació o qualssevol altres drets reconeguts per la normativa en relació amb les dades que figurin al corresponent expedient, en els termes corresponents. No obstant això, quan la persona a qui se li atribueixin els fets o qualsevol tercer exerceixi el seu dret d’accés, no se li comunicaran les dades identificatives de l’informant. Així mateix, els titulars de les dades personals poden presentar reclamació o sol·licitud relacionada amb la protecció de les seves dades personals davant l’Agència Espanyola de Protecció de Dades ( https://www.aepd.es ). Més informació sobre el tractament de les vostres dades a augustaabogados.com/legal-y-privacidad/.