¿QUÉ ES Y PARA QUÉ SIRVE EL CANAL ÉTICO?

Entre los principios y valores esenciales de AUGUSTA ABOGADOS, S.L.P. (en adelante, “AUGUSTA ABOGADOS” o el “Despacho”) se encuentran la honestidad, la decencia, el respeto a las reglas deontológicas y a los derechos humanos, y la profundidad y el rigor en el análisis del derecho. De acuerdo con dichos principios y valores, en AUGUSTA ABOGADOS mantenemos un firme compromiso con el cumplimiento normativo de las disposiciones legales y normas deontológicas que regulan nuestra actividad así como, en general, de todas las normas del ordenamiento jurídico.

Esta política establece los principios esenciales del procedimiento de gestión de comunicaciones aprobado por el Consejo de Administración de AUGUSTA ABOGADOS, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (“Ley 2/2023”).

El establecimiento de un SII tiene como principales objetivos proteger a las personas que en un contexto laboral o profesional detecten infracciones penales o administrativas graves o muy graves y las comuniquen mediante los mecanismos regulados al efecto, así como fortalecer y fomentar la cultura de información como mecanismo para prevenir y detectar conductas irregulares.

A través del Canal Ético, las personas incluidas en el ámbito personal de aplicación de la Ley 2/2023 podrán poner en conocimiento de AUGUSTA ABOGADOS la posible existencia de una infracción penal o administrativa, o cualquier otro comportamiento contrario a la normativa legal vigente o a nuestros códigos internos de conducta que se hayan realizado en el marco de la actividad desarrollada por el Despacho (incluyendo infracciones consumadas, tentativas, actividades que supongan un riesgo de infracción e intentos de ocultar lo anterior) y que se hayan conocido en un contexto laboral o profesional.

El Canal Ético constituye el cauce preferente para informar sobre las acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la presente política. Esto debe entenderse sin perjuicio del derecho de las personas informantes de acudir a las autoridades competentes para comunicar los hechos, incluyendo a la Autoridad Independiente de Protección del Informante o las autoridades autonómicas con competencias en esta materia.

Tal y como establece la Ley 2/2023, el Canal Ético no debe ser utilizado como mecanismo para presentar quejas generales o compartir opiniones o sentimientos personales que no impliquen una sospecha fundada de incumplimiento de la normativa legal o de nuestros códigos de conducta. Tampoco debe servir para transmitir información vinculada a meros conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas afectadas por la comunicación en relación con hechos que no pueden considerarse desproporcionados en un ambiente normal de trabajo y que no impliquen una infracción de las normas mencionadas. Esta clase de asuntos deberán ser comunicados, en su caso, a través de los medios disponibles en AUGUSTA ABOGADOS a estos efectos.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente Política resulta de aplicación a todos los miembros de AUGUSTA ABOGADOS y cualquiera relacionado con que informen, a través de los procedimientos en ella previstos, de:

• acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave.
• conductas que puedan implicar, por acción u omisión y por parte de un miembro de AUGUSTA ABOGADOS, hechos que tengan una efectiva implicación en la relación profesional con AUGUSTA ABOGADOS de la persona a la que se refiera la comunicación, relacionados con la comisión en un contexto laboral o profesional de algún acto contrario a las normas de actuación del Código Ético de AUGUSTA ABOGADOS o a las demás disposiciones del Sistema normativo interno de el Despacho.
• cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la UE, en los términos previstos en la Ley 2/2023.

Se consideran miembros del Despacho los que en cada momento sean socios, empleados y colaboradores de éste (como, entre otros, off- counsel y similares). Esta Política resulta también aplicable a los informantes que, no siendo miembros de AUGUSTA ABOGADOS, hayan obtenido información sobre alguna de las acciones u omisiones referidas en el apartado (a) anterior en un contexto laboral o profesional, comprendiendo en todo caso a:

• cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de AUGUSTA ABOGADOS, sus contratistas, subcontratistas y proveedores
• personas que hayan sido en el pasado miembros de AUGUSTA ABOGADOS, habiendo ya finalizado su relación laboral o estatutaria con el Despacho
• voluntarios y becarios, con independencia de que perciban o no una remuneración
• personas cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual

Entre las referidas acciones u omisiones que pueden comunicarse al amparo de lo previsto en esta Política se incluyen las que puedan constituir un incumplimiento de la Ley 10/2010, de 28 abril, de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo (en adelante, “PBC/FT”) y su normativa de desarrollo, o las políticas y procedimientos implantados para darles cumplimiento, cometidos en el seno de el Despacho en cuanto sujeto obligado por dicha Ley, que puedan comunicar los empleados, directivos o agentes de AUGUSTA ABOGADOS de acuerdo con lo previsto en el artículo 26 bis de la citada Ley.

PRESENTACIÓN DE COMUNICACIONES

En AUGUSTA ABOGADOS ofrecemos los mecanismos descritos a continuación para comunicar posibles irregularidades:

• Comunicación escrita por correo electrónico o correo postal: puede Ud. enviar la información bien mediante correo electrónico a la dirección canaletico@augustaabogados.com, o bien por correo postal dirigido a “Canal Ético Augusta Abogados, Vía Augusta 252, 08017 Barcelona, España”.

• Comunicación escrita por medio de formulario de comunicación web: puede contactar con nosotros por medio de nuestro Formulario de Comunicación , donde figuran los datos más importantes a considerar para remitirnos una comunicación. Su uso no es obligatorio, aunque nos permite analizar la información recibida de forma más eficaz.

• Comunicación verbal: si lo prefiere, puede Ud. mantener una reunión presencial, telemática o telefónica con la persona responsable del Canal Ético Augusta Abogados. Para ello le rogamos que remita la correspondiente solicitud por escrito por cualquiera de los medios indicados o llamando al número de teléfono (+34) 93 3621620. La reunión se celebrará con la persona responsable del Canal Ético AA dentro del plazo de siete días desde que se hubiera recibido la petición. En atención a las circunstancias de cada caso, en la reunión solicitada por el informante podrán estar presentes otras personas del Despacho.

Para facilitar el tratamiento de las comunicaciones que recibimos, sugerimos que las personas informantes se identifiquen. No obstante, admitimos la posibilidad de formular comunicaciones anónimas.

CANALES EXTERNOS

Sin perjuicio del cauce preferente del mencionado canal interno para la comunicación de los posibles incumplimientos recogidos en la ley 2/2023, los informantes podrán, asimismo, acceder a los canales establecidos por las Administraciones Públicas a estos efectos, bien directamente, bien previa comunicación a través de los referidos canales internos.

Entre los citados canales externos habilitados para la comunicación de incumplimientos se encuentra el del Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones monetarias (“SEPBLAC”). Los miembros (de AUGUSTA ABOGADOS, como sujeto obligado por la normativa de prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo), que conozcan hechos o situaciones que puedan ser constitutivos de infracciones contempladas en la Ley 10/2010 o su normativa de desarrollo, los podrán poner en conocimiento del SEPBLAC.

PRINCIPIOS Y GARANTÍAS ESENCIALES DEL CANAL ÉTICO

Buena fe: constituye requisito indispensable para la protección del informante que actúe de buena fe y con conciencia honesta de que se han producido o pueden producirse hechos graves perjudiciales. Dicho principio se contrapone a actuaciones como la remisión de informaciones falsas o tergiversadas, así como las que se han obtenido de manera ilícita. Las comunicaciones o informaciones falsas o malintencionadas podrán dar lugar a la imposición de sanciones.

ACCESIBILIDAD

El Canal Ético permite a todas las personas referidas incluidas en su ámbito de aplicación comunicar información sobre las infracciones descritas, por escrito o verbalmente, pudiendo hacerlo de forma anónima.

GARANTÍA GENERAL DE CONFIDENCIALIDAD

AUGUSTA ABOGADOS mantendrá la confidencialidad de las comunicaciones recibidas y de la investigación realizada. Todas las investigaciones internas se llevarán a cabo con el debido respeto tanto a los derechos del informante como a los de la persona o personas afectadas o investigadas. En el caso de que una comunicación se realice por una vía distinta del Canal Ético o a miembros de AUGUSTA ABOGADOS que no sean responsables del tratamiento de este tipo de comunicaciones, el receptor de la información también estará sujeto a la citada obligación de confidencialidad y deberá remitir la comunicación inmediatamente a través del Canal Ético.

CONFIDENCIALIDAD DE LA IDENTIDAD DE LA PERSONA INFORMANTE

La garantía de confidencialidad de la identidad del informante constituye un principio rector de la presente política. Así pues, tal información no será revelada a ninguna persona distinta de aquellas que participen, directa o indirectamente, en el análisis de la comunicación o en cualquier fase de la tramitación y seguimiento de la investigación que en su caso se realice, así como al Delegado de Protección de Datos del Despacho; tales personas estarán sometidas a los deberes de confidencialidad previstos en la presente política. En ningún caso se comunicará la identidad del informante a la persona investigada o afectada por la comunicación. Ello no obstante, el Despacho podría comunicar la identidad del informante a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora, así como en el resto de los supuestos previstos en la normativa aplicable. En ese caso, y a menos que esta información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial, se trasladará esta circunstancia al informante antes de revelar su identidad (en los casos en que no se trate de un informante anónimo).

PROHIBICIÓN DE REPRESALIAS AL INFORMANTE

Los informantes que comuniquen irregularidades de buena fe no podrán ser sancionados ni sufrirán ninguna consecuencia negativa o represalia (ni amenaza o tentativa de ella) por el hecho de haber formulado la comunicación o por no haber cumplido una instrucción contraria a la normativa. Esta garantía de ausencia de represalias se extiende a las personas físicas o jurídicas vinculadas con el informante y a las personas físicas que les asistan durante la presentación y tramitación de la comunicación; también es de aplicación a los representantes legales de los trabajadores en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante. Quedan sin embargo prohibidas las comunicaciones realizadas a sabiendas de su falsedad o con temerario desprecio hacia la verdad. La protección al informante no será aplicable en estos casos y el informante estará sujeto a sanción disciplinaria y/o a las medidas legales que correspondan atendiendo a las responsabilidades administrativas, penales y/o civiles previstas en las normas aplicables.

DILIGENCIA, AGILIDAD Y EFECTIVIDAD

Las actuaciones dirigidas a la comprobación y esclarecimiento de los hechos recogidos en las comunicaciones recibidas deberán llevarse a cabo con la mayor diligencia, agilidad y efectividad posibles, en atención a la complejidad de los hechos, con el objetivo de que el Despacho sea la primera en conocer la posible irregularidad, y atendiendo, en todo caso, a lo establecido en el Procedimiento de gestión del SII.

PROPORCIONALIDAD, OBJETIVIDAD Y RESPETO A LAS GARANTÍAS DE LOS INTERVINIENTES

Las actuaciones desarrolladas en el marco del SII se desarrollarán conforme a criterios de proporcionalidad y objetividad, con el máximo respeto a la legalidad vigente, reconociéndose los derechos que asisten a todas las partes intervinientes y observando todas las garantías expresamente previstas en el Procedimiento de gestión del SII para las personas intervinientes, estando expresamente prohibido cualquier acto constitutivo de represalia contra los informantes.

DERECHOS DE LA PERSONA INVESTIGADA

La persona investigada tiene derecho a ser informada de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser oída por el instructor de la investigación interna cuantas veces lo solicite. Ahora bien, la existencia de la investigación será comunicada a la persona investigada en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación. Una vez informada, podrá solicitar el examen de la información y documentación obrante en el expediente a que haya dado lugar la tramitación de la comunicación, si bien deberán adoptarse las medidas necesarias para asegurar que no se revela ningún tipo de información que permita conocer la identidad del informante. Durante la tramitación de la investigación, la persona investigada estará amparada por la presunción de inocencia, el derecho al honor y demás derechos previstos en la normativa aplicable. El ejercicio de estos derechos deberá ajustarse al principio de confidencialidad de la identidad del informante. La persona investigada será informada de las decisiones que, en su caso, pueda adoptar el Despacho frente a ella con ocasión o como resultado de la investigación.

RESPONSABLE DEL SII

La gestión del Canal Ético corresponde a un Responsable de Gestión de Comunicaciones, designado por el órgano de administración, órgano que asume la función de supervisión del Sistema de Compliance de AUGUSTA ABOGADOS. La designación del Responsable del SII se encuentra notificada a la Autoridad Independiente de Protección del informante o, en su caso, a las autoridades u órganos competentes de las comunidades autónomas, en el ámbito de sus respectivas competencias. El Responsable del SII de AUGUSTA ABOGADOS asume diligentemente, y en ausencia de conflicto de interés, la resolución de los procedimientos iniciados a raíz de las informaciones recibidas a través del Canal Interno establecido, asegurando la adecuada aplicación del Procedimiento del SII.

En caso de conflicto de interés, el órgano de administración nombrará a la persona encargada de dicha resolución, quien en el ejercicio de esa función estará sujeto a las mismas obligaciones y principios que el Responsable del SII. El Responsable del SII mantendrá un Libro-registro de las informaciones recibidas y de los expedientes de investigación a que hayan dado lugar, garantizando en todo momento la confidencialidad de la información. El Responsable del SII cuenta con los medios materiales y personales necesarios para el correcto desarrollo de sus funciones, las cuales llevará a cabo con pleno respeto a los principios generales del SII, de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de el Despacho, con neutralidad, honestidad y objetividad hacia todas las personas involucradas.

Tramitación efectiva de las comunicaciones

Todas las comunicaciones presentadas a través del Canal Ético serán admitidas a trámite, salvo que concurra alguno de los siguientes supuestos, que quedan expresamente excluidos de la protección ofrecida por el Canal Ético:

• cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud o estén basados en meras opiniones personales carentes de indicio de veracidad alguno;
• cuando los hechos no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico incluida en el ámbito de aplicación de esta Política;
• cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan indicios racionales de haberse obtenido la información que la sustenta mediante la comisión de un delito;
• cuando la comunicación se refiera a hechos objeto de una comunicación previa y no contenga información nueva y significativa que justifique su tramitación;
• informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación;
• informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores;
• informaciones que afecten a la información clasificada, o a las obligaciones que resultan de la protección del secreto profesional de los profesionales de la abogacía en el ámbito de sus actuaciones;
• informaciones relativas a infracciones en la tramitación de procedimientos de contratación que contengan información clasificada o que hayan sido declarados secretos o reservados, o aquellos cuya ejecución deba ir acompañada de medidas de seguridad especiales conforme a la legislación vigente, o en los que lo exija la protección de intereses esenciales para la seguridad del Estado.

Las comunicaciones admitidas a trámite serán gestionadas de forma efectiva y analizadas detenidamente a fin de adoptar las medidas que, en su caso, se estimen pertinentes. El Comité de Gestión de Comunicaciones velará por que en la tramitación de las comunicaciones no concurra ninguna situación de conflicto de interés, real o potencial, y que se gestionen con máxima imparcialidad y objetividad. El personal del Despacho que no resulte afectado por la comunicación estará obligado a colaborar con la investigación interna y deberá mantener confidencialidad sobre la existencia misma de la investigación y su contenido.

Tratamiento de datos personales

Responsable del tratamiento y Delegado de Protección de Datos

AUGUSTA ABOGADOS tendrá la consideración de responsable del tratamiento de los datos personales derivado del uso del sistema interno de información y la tramitación de investigaciones internas en el ámbito del Canal Ético (los “Datos Personales”) derivadas de esta política. El Delegado de Protección de Datos es el punto de contacto para cuestiones relativas al tratamiento de Datos Personales. Los interesados pueden contactar con dicho delegado a través de protecciondatos@augustaabogados.com.

Categorías de datos personales y origen de los datos

Los Datos Personales que se tratarán en el ámbito del Canal Ético serán datos identificativos, de contacto, económicos, profesionales y laborales, y datos relativos a los hechos de los que se informa. Excepcionalmente, cuando sea necesario en el contexto y conforme a la naturaleza de la investigación, podrán tratarse datos de categorías especiales (tales como datos relativos a infracciones penales o administrativas, datos de salud, datos sobre la orientación o vida sexual u origen étnico o racial), así como cualquier otro dato derivado del uso y funcionamiento del Canal Ético. Los Datos Personales tratados serán los aportados directamente por las personas interesadas o, en su caso, por los informantes, así como por el personal del Despacho y terceros a los que se solicite información en el transcurso de una investigación; dichos datos estarán en todo caso relacionados con los hechos investigados.

Finalidades, bases legales y plazos de retención

El tratamiento de Datos Personas se realizará con base en las obligaciones legales de AUGUSTA ABOGADOS respecto a la existencia y gestión de un sistema de información y de conformidad con la Ley 2/2023.

Finalidades del tratamiento y base de legitimación del Canal Ético

Los Datos Personales serán tratados con el fin de:

• procesar la comunicación y decidir sobre su admisión o inadmisión y,
• en caso de admisión, llevar a cabo la investigación correspondiente y adoptar las medidas correctoras y disciplinarias que puedan corresponder.

Conservación de datos durante la fase de admisión

Los Datos Personales solo serán tratados dentro del canal de recepción de comunicaciones por el tiempo necesario para tomar una decisión sobre su admisión y no serán comunicados a terceros, salvo que sea necesario para el buen funcionamiento del sistema o para la toma de una decisión respecto a la admisión a trámite de una comunicación. Tal y como prevé la Ley 2/2023, cuando una comunicación se haya presentado por la vía verbal, las comunicaciones verbales serán grabadas y quedarán documentadas (i) mediante grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible; o (ii) a través de la posterior transcripción completa y exacta de la grabación de la conversación, en cuyo caso, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación. Una vez adoptada la decisión sobre su admisión o inadmisión, los Datos Personales serán eliminados del canal de recepción de comunicaciones y, en todo caso, si no se hubiera tomado una decisión al respecto, transcurridos tres meses desde su registro. No obstante, podrá conservarse información limitada durante más tiempo con el fin de dejar evidencia del funcionamiento del sistema.

Tramitación de la investigación interna y conservación posterior de datos

En caso de que la comunicación sea admitida a trámite, los Datos Personales podrán tratarse fuera del canal de recepción de comunicaciones por el equipo responsable de la investigación con la finalidad de llevar a cabo la investigación interna pertinente. Este tratamiento se realizará con base en el cumplimiento de obligaciones legales de AUGUSTA ABOGADOS (art. 6.1.c RGPD). Los Datos Personales serán tratados por el tiempo necesario para llevar a cabo la investigación y cumplir con las obligaciones legales. En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.

Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, se procederá a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia. Quedan a salvo los supuestos en que la falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal; en tal caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial. Una vez concluida la investigación, los Datos Personales serán conservados por el tiempo necesario para adoptar y ejecutar las medidas que correspondan y, tras ello, por el plazo máximo de prescripción de cualesquiera acciones legales o contractuales. En ningún caso se conservarán los datos por un período superior a diez años.

Destinatarios de los datos personales y transferencias internacionales de datos

Los Datos Personales serán tratados por el Comité de Gestión de Comunicaciones y por aquellas personas de la organización del Despacho que, de conformidad con el ámbito de sus competencias y funciones y con la Ley 2/2023, sean necesarias. Los Datos Personales únicamente serán comunicados a terceros cuando fuera apropiado para llevar a cabo la investigación (p. ej., proveedores de servicios o asesores externos) o para la posterior adopción de las medidas correctivas correspondientes (p. ej., el responsable de recursos humanos cuando proceda adoptar medidas disciplinarias contra un trabajador). La identidad del informante podrá ser comunicada a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora. Las revelaciones hechas a estos efectos estarán sujetas a salvaguardas establecidas en la normativa aplicable. En particular, se trasladará esta circunstancia al informante antes de revelar su identidad, salvo que dicha información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial. Dados los recursos tecnológicos utilizados por el despacho, se podrán llevar a cabo transferencias internacionales de datos mediante el cumplimiento de medidas adecuadas según lo establecido por la normativa vigente. Además, dada la actividad internacional del Despacho si los hechos informados o posteriormente investigados tuvieran circunstancias que hicieran necesaria la transferencia internacional de Datos Personales, se adoptarán también las medidas adecuadas conforme a la normativa aplicable. En caso de que el tratamiento de datos por alguno de los prestadores de servicios que asistan en la gestión del Canal Ético o investigación implicara transferencias internacionales, estas se realizarán en todo caso de conformidad con la normativa aplicable y se podrá solicitar información sobre las garantías adoptadas por el Despacho contactando con el Delegado de Protección de Datos.

Ejercicio de derechos de protección de datos personales

Las personas interesadas en el ejercicio de sus derechos de protección de datos podrán dirigirse al Delegado de Protección de Datos en la dirección de correo electrónico protecciondatos@augustaabogados.com para ejercer sus derechos de acceso, rectificación, oposición, supresión, portabilidad, limitación o cualesquiera otros derechos reconocidos por la normativa en relación con los datos que figuren en el correspondiente expediente, en los términos previstos en la legislación aplicable. No obstante, cuando la persona a la que se le atribuyan los hechos o cualquier tercero ejercite su derecho de acceso, no se le comunicarán los datos identificativos del informante. Asimismo, los titulares de los Datos Personales pueden presentar reclamación o solicitud relacionada con la protección de sus Datos Personales ante la Agencia Española de Protección de Datos (https://www.aepd.es). Más información sobre el tratamiento de sus datos en augustaabogados.com/legal-y-privacidad/.