El Boletín de Noticias RED 9/2025, publicado el pasado 21 de julio, ha introducido una modificación que no debería pasar desapercibida para los departamentos de gestión de talento y administración de personal. A partir de ahora, los contratos de sustitución podrán transformarse automáticamente en indefinidos si, una vez finalizada la causa que los originó, no se tramita la baja o la correspondiente transformación del contrato a través del Sistema RED.
La medida afecta a las principales causas de sustitución contempladas en la normativa laboral: descansos por nacimiento y cuidado del menor, situaciones de riesgo durante el embarazo o la lactancia, incapacidades temporales o sustituciones de personas con discapacidad que se encuentren en alguno de estos supuestos, entre otras. Es decir, un amplio abanico de circunstancias muy habituales en la gestión diaria de personal.
En la práctica, el cambio implica que, si el trabajador sustituto continúa prestando servicios tras la reincorporación de la persona sustituida y la empresa no comunica a tiempo el fin de la causa en el sistema, el contrato temporal pasará a ser indefinido de manera automática. Esta conversión no requerirá intervención alguna de la Inspección de Trabajo ni procedimiento judicial previo, será una consecuencia directa del propio funcionamiento del Sistema RED, que asumirá la continuidad de la relación laboral como indicio de permanencia estructural.
La novedad supone un giro relevante en la gestión de la temporalidad, especialmente en un contexto donde la Administración está reforzando los mecanismos de control para reducir el abuso de la contratación temporal. En este caso, la responsabilidad recae directamente sobre la empresa, que deberá asegurarse de que la extinción de la causa de sustitución se comunique con precisión y dentro de los plazos. La automatización del sistema, lejos de simplificar la tarea, obliga a reforzar los protocolos internos y la coordinación entre los distintos actores que intervienen en el proceso: responsables de área, equipos de recursos humanos, gestores de nómina y asesores laborales externos.
Para las organizaciones, esto implica revisar la forma en que se gestionan las reincorporaciones y los cierres de contrato. Ya no bastará con que el responsable del área informe “cuando pueda” de la vuelta de la persona sustituida, pues la comunicación deberá ser inmediata y documentada. Cualquier demora en la notificación puede generar un efecto no deseado y costoso, transformando una relación laboral temporal en indefinida por defecto.
El cambio también subraya la importancia de los sistemas de información y de las herramientas digitales integradas. Las plataformas de nómina, los programas de gestión de ausencias y las bases de datos de personal deberán estar conectadas para garantizar que los movimientos laborales se reflejen sin demoras en el Sistema RED. No se trata solo de cumplir un requisito técnico, sino de prevenir un riesgo jurídico que puede tener consecuencias estructurales en la plantilla.
En términos más amplios, la medida refuerza una tendencia que ya venía consolidándose desde la reforma laboral de 2021, ya que la Administración busca consolidar la contratación indefinida como norma general, limitando las excepciones y vigilando su uso con herramientas automatizadas. Este nuevo automatismo en los contratos de sustitución actúa, en la práctica, como un mecanismo de control preventivo frente a la prolongación injustificada de relaciones temporales.
Los departamentos de gestión de talento y nómina deberán, por tanto, adoptar un enfoque más proactivo y anticipatorio. No se trata únicamente de conocer la norma, sino de adaptar la operativa interna para garantizar su cumplimiento. Es previsible que, en los próximos meses, se intensifique la formación interna en materia de comunicación de incidencias, así como la revisión de calendarios y alertas de seguimiento.
Las empresas que logren integrar estos procesos de forma ágil no solo evitarán errores o sanciones, sino que reforzarán su capacidad para gestionar el talento de manera sostenible, transparente y alineada con las nuevas exigencias del marco laboral.