El registro horario de jornada vuelve a situarse en el centro del debate laboral. La presión para que el Gobierno refuerce su regulación antes de que finalice el mes de julio y la voluntad manifestada por el Ministerio de Trabajo de avanzar en un nuevo sistema de control de jornada digital, están acelerando las dudas de empresas y departamentos de Recursos Humanos sobre cómo anticiparse a un posible cambio normativo.
En este contexto, Squarepoint, consultora tecnológica especializada en soluciones para la gestión de personas, y Cegid organizaron este jueves un webinar sobre esta cuestión en la que han participado Omar Molina, Socio de Augusta Abogados, Esther González. Experta en Visual Time en Squarepoint, y Toño Ruisánchez Director en Squarepoint.
Desde 2008, Squarepoint es una consultora tecnológica española especializada en soluciones para la gestión de personas y la digitalización de los departamentos de Recursos Humanos y Relaciones Laborales a través servicios especializados dentro de la industria de Gestión de Capital Humano (HCM). Conectan tecnología, datos y talento para impulsar organizaciones más inteligentes. Su eslogan es una declaración de intenciones: Unimos tecnología y personas.
Después de su intervención Molina señalaba a este periodista que estamos ante una de las reformas laborales que, probablemente, más impacto operativo tendrá en las empresas durante los próximos meses: el futuro desarrollo reglamentario del registro de jornada.
“Lo interesante del debate no fue tanto hablar de la letra del borrador como comprobar cuáles son las preocupaciones reales de las compañías cuando intentan anticipar cómo les afectará la nueva regulación. Y la conclusión a la que llegué es que muchas organizaciones siguen contemplando esta reforma como un asunto esencialmente de cumplimiento normativo, cuando en realidad, es una oportunidad para mejorar la gestión del tiempo de trabajo y la dirección estratégica de personas.”
El registro ya existe
Este jurista nos explicaba que “la obligación de registrar la jornada no es una novedad. Las empresas conviven con ella desde 2019. Sin embargo, la lectura del borrador de Real Decreto evidencia que el Ministerio de Trabajo considera que una parte importante de los sistemas actualmente existentes no está cumpliendo la finalidad para la que fueron concebidos.
A su juicio, “la preocupación no parece centrarse tanto en la ausencia de registros como en su falta de capacidad para acreditar con suficiente rigor qué jornada se realiza efectivamente, cuándo se producen excesos de tiempo de trabajo o hasta qué punto se respetan los descansos legalmente exigibles”.
Desde su punto de vista cree que ”es un error analizar la reforma exclusivamente desde la perspectiva del cumplimiento formal. Lo que se aprecia detrás del borrador es un intento de transformar el registro de jornada en una auténtica herramienta de mejora de la eficiencia del tiempo de trabajo y la productividad, y ese cambio de enfoque tiene consecuencias mucho más intensas de lo que podría parecer inicialmente”.
Omar Molina recuerda que durante años muchas empresas han operado con sistemas cuya principal finalidad era acreditar la existencia del registro en caso de una actuación inspectora. Sin embargo, el modelo que parece perfilarse es diferente.
Bajo su punto de vista, “el registro deja de concebirse como un documento para convertirse en una fuente de información permanente, accesible y susceptible de verificación continua. La digitalización obligatoria, la exigencia de trazabilidad, la identificación de las modificaciones, la posibilidad de acceso por trabajadores, representación legal e Inspección de Trabajo o el detalle creciente de la información registrada responden todos a una misma lógica, aumentar la capacidad de supervisión sobre cómo se organiza realmente el tiempo de trabajo dentro de las empresas.”
Para este laboralista, “uno de los aspectos de la reforma es que desplaza el foco desde el acto de fichar hacia la gestión jurídica de la jornada. Registrar una hora de entrada y una hora de salida es relativamente sencillo. Lo verdaderamente complejo es explicar qué ocurre entre ambos momentos, y es precisamente ahí donde el borrador introduce una exigencia mucho más intensa”.
Un registro más complejo el que viene
“Las referencias a pausas intrajornada, distribución irregular, teletrabajo, tiempos de disponibilidad, medidas de flexibilidad, horas extraordinarias, horas complementarias o situaciones relacionadas con la desconexión digital revelan que el legislador ya no pretende controlar únicamente la duración de la jornada, sino también la calidad jurídica de los tiempos que la integran”. indica
En su opinión, “creo que éste será el principal reto para muchas organizaciones. Las compañías con estructuras homogéneas, horarios estables y escasa flexibilidad probablemente afrontarán una adaptación relativamente sencilla. Sin embargo, las empresas que operan con modelos híbridos, teletrabajo, disponibilidad, movilidad geográfica, turnicidad, bolsas de horas o distribución irregular deberán revisar en profundidad no solo sus herramientas tecnológicas, sino también sus criterios internos de gestión”.
De hecho, una de las ideas que compartí durante el webinar fue que probablemente el mayor riesgo para las empresas no será tecnológico, sino probatorio. Cuanto más sofisticado sea el sistema de registro, mayor capacidad tendrá para reconstruir cómo se ha gestionado realmente el tiempo de trabajo. Y eso significa que cualquier incoherencia entre lo que ocurre en la práctica y lo que reflejan las políticas internas podrá resultar mucho más visible para la Inspección de Trabajo y también para los tribunales.
Este experto cree esencial la futura obligación de disponer de protocolos internos de organización y documentación del registro. Desde mi experiencia, este aspecto puede acabar teniendo más importancia que la propia herramienta utilizada.
De esta forma, “un buen software puede registrar correctamente una incidencia, pero sigue siendo la empresa quien debe decidir quién puede modificar un fichaje, qué justificación resulta válida, cómo se documentan las discrepancias o qué procedimientos deben seguirse para autorizar determinados excesos de jornada”.
Registro e Inspección de trabajo
En el webinar se indicó que otra de las cuestiones que seguirá generando debate será el acceso remoto por parte de la Inspección de Trabajo. El objetivo perseguido es evidente, facilitar una supervisión más eficaz e inmediata.
“Sin embargo, también plantea interrogantes razonables sobre protección de datos, interoperabilidad, ciberseguridad y proporcionalidad, cuestiones sobre las que el propio Consejo Económico y Social (CES) ha formulado observaciones durante la tramitación de las reformas sobre jornada y registro horario”, comenta este jurista
Omar Molina cree que si tuviera que aventurar qué aspectos pueden experimentar ajustes antes de la aprobación definitiva del texto, señalaría los periodos transitorios, determinadas especialidades sectoriales, los mecanismos de acceso a la información y algunas garantías adicionales en materia de protección de datos. Lo que veo mucho menos probable es una modificación sustancial de los principios que inspiran la reforma.
“La digitalización, la trazabilidad y la capacidad de fiscalización constituyen el auténtico núcleo del nuevo modelo y, en mi opinión, difícilmente desaparecerán del texto definitivo”
Un debate intenso
En este encuentro se abordaron las implicaciones legales y tecnológicas del escenario actual del registro horario, en un momento especialmente complejo para las organizaciones y en la antesala de las vacaciones de verano. Al debate sobre la reforma se suma el periodo estival en el que la gestión de ausencias, las vacaciones de última hora, las sustituciones y la reorganización de turnos y cuadrantes incrementan la carga operativa de los equipos de RRHH y de los responsables de personas..
Durante una hora, los especialistas analizaron las claves legales ante una posible reforma del registro horario, con especial atención al foco de la Inspección de Trabajo, los sistemas que pueden generar mayores riesgos para las organizaciones y las posibles consecuencias de una gestión inadecuada de los registros.
Así como en una segunda parte estuvo centrada en la tecnología aplicada a la gestión del tiempo. A través de Visual Time se analizará cómo automatizar el control horario y mejorar la gestión de turnos, sustituciones, ausencias y planificación de equipos, especialmente durante periodos de alta complejidad organizativa como las vacaciones de verano.